Das Problem: Genehmigungen per E-Mail
In vielen Organisationen läuft ein Genehmigungsprozess heute noch so: Der Mitarbeitende schreibt eine E-Mail. Die Führungskraft leitet sie weiter — manchmal sofort, manchmal in zwei Wochen. Die zuständige Stelle trägt das Ergebnis manuell in eine Tabelle ein. Jemand schickt eine Bestätigungs-E-Mail. Manchmal. Falls es nicht vergessen wird.
Das ist kein Vorwurf — es ist ein Systemfehler. Der Prozess ist so konzipiert, dass er von Menschenhand funktioniert, obwohl jeder Schritt automatisiert werden könnte.
Die häufigsten Folgen: Fristen werden übersehen, Anträge gehen verloren, niemand hat einen Überblick — und bei der nächsten internen Prüfung fehlt die Dokumentation.
Die Lösung: Power Automate
Microsoft Power Automate ist ein Werkzeug aus dem Microsoft-365-Paket — eine Lizenz, die viele Organisationen bereits nutzen, aber selten vollständig ausschöpfen. Es ermöglicht, Abläufe zu automatisieren: Wenn Ereignis X eintritt, passiert Aktion Y.
Das klingt einfach — weil es das ist. Die Komplexität liegt nicht in der Technik, sondern in der sorgfältigen Beschreibung Ihrer Prozesse. Genau das bringen wir mit.
Wie funktioniert ein Genehmigungsflow konkret?
Am Beispiel eines Urlaubsantrags lässt sich das Prinzip gut erklären. Der Mitarbeitende öffnet ein digitales Formular — entweder direkt in Microsoft Teams oder über eine Power App. Er füllt die Felder aus: Abwesenheitsart, Zeitraum, Bemerkung. Mit dem Absenden startet automatisch der Prozess.
Antrag wird gestellt
Mitarbeitende nutzen ein einfaches Formular in Teams oder eine Power App. Keine E-Mail, kein PDF, kein Papier.
Flow startet automatisch
Power Automate leitet den Antrag sofort an die zuständige Führungskraft weiter — mit einer Aufgabe in Teams und einer E-Mail-Benachrichtigung. Automatisch wird eine Frist gesetzt.
Entscheidung per Klick
Die Führungskraft sieht den Antrag, kann Rückfragen stellen und genehmigt oder lehnt direkt in Teams ab — ohne eine weitere Anwendung zu öffnen.
Automatischer Abschluss
Der Mitarbeitende erhält automatisch eine Benachrichtigung. Der Eintrag wird automatisch in SharePoint gespeichert. Falls die Führungskraft nach drei Tagen nicht reagiert hat, sendet der Flow automatisch eine Erinnerung.
Was brauchen Sie dafür?
In den meisten Organisationen sind die benötigten Lizenzen bereits vorhanden. Microsoft 365 Business Standard oder vergleichbare Lizenzpakete enthalten Power Automate und die Genehmigungsfunktion. Es ist also keine neue Software-Beschaffung nötig.
Was Sie brauchen: einen definierten Prozess. Nicht perfekt dokumentiert, aber beschrieben. Wer stellt den Antrag? Wer entscheidet? Was sind die Kriterien? Gibt es Ausnahmen? Diese Fragen klären wir in der Regel in einem einstündigen Gespräch mit den Beteiligten.
Was ist mit Datenschutz?
Ein häufig genanntes Hindernis — zu Recht. Power Automate läuft vollständig in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Alle Daten bleiben in europäischen Microsoft-Rechenzentren. Es gibt keinen Datentransfer zu Drittanbietern. Das Ergebnis ist eine DSGVO-konforme Lösung — auf Wunsch mit vollständiger Dokumentation für Ihr Verfahrensverzeichnis.
Welche Prozesse eignen sich?
Nicht jeder Prozess lässt sich sinnvoll automatisieren. Besonders gut geeignet sind Abläufe, die:
- Regelmäßig wiederkehren
- Immer ähnlich ablaufen
- Klare Zuständigkeiten haben
- Dokumentiert werden müssen
Urlaubsanträge, Beschaffungsanfragen, Mängelberichte, Rechnungsfreigaben, Berichterstellung — das sind typische Kandidaten. Schlecht geeignet sind Prozesse, die in jedem Fall eine individuelle Entscheidung erfordern, die sich nicht in Regeln beschreiben lässt.
Wie schnell ist ein Flow live?
Ein einfacher Genehmigungsflow — ein Antragstyp, eine Entscheidungsebene, automatische Benachrichtigungen — ist in zwei bis vier Wochen live. Komplexere Szenarien mit mehreren Genehmigungsstufen, Ausnahmen oder Systemverbindungen dauern entsprechend länger.
Wichtig: Die meiste Zeit geht nicht für den technischen Aufbau drauf, sondern für die sorgfältige Klärung des Prozesses. Dort liegt erfahrungsgemäß die größte Verzögerung — und der größte Mehrwert unserer Begleitung.
Fazit
Genehmigungsprozesse gehören zu den häufigsten Anwendungsfällen für Power Automate — und zu den dankbarsten. Der Aufwand ist überschaubar, der Nutzen ist sofort spürbar: kürzere Durchlaufzeiten, weniger manuelle Fehler, vollständige Dokumentation. Und Mitarbeitende, die nicht mehr darauf warten müssen, dass eine E-Mail irgendwo in einem Postfach landet.
Wenn Sie wissen möchten, ob und wie das in Ihrer Organisation funktionieren kann — sprechen Sie uns an. Das erste Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.