Wer in einer Verwaltung arbeitet kennt das Problem: Die Software-Ausstattung ist gut, die Microsoft-365-Lizenzen sind vorhanden — aber im Alltag läuft vieles noch über E-Mail-Ketten, Excel-Tabellen und ausgedruckte Formulare. Nicht weil niemand digitalisieren will. Sondern weil der Weg dorthin meistens lang und teuer erscheint.
Microsoft Power Apps ändert das. Es ist kein separates Produkt das neu angeschafft werden muss — es ist ein Werkzeug das bereits in eurer Microsoft-365-Umgebung liegt. Und mit dem sich in zwei bis vier Wochen Anwendungen bauen lassen, für die externe Softwareentwickler Monate und fünfstellige Beträge brauchen würden.
Was ist Microsoft Power Apps? Power Apps ist ein Tool zur Entwicklung individueller Business-Anwendungen ohne klassischen Programmiercode. Man baut Formulare, Abläufe und Ansichten per Drag-and-Drop — und verbindet sie mit bestehenden Datenquellen wie SharePoint, Excel oder Teams. Alle Daten bleiben in der eigenen Microsoft-Umgebung. Kein Drittanbieter, keine neuen Systeme, vollständig DSGVO-konform.
Warum Power Apps besonders für Verwaltungen sinnvoll ist
Verwaltungen haben drei strukturelle Vorteile gegenüber der Privatwirtschaft wenn es um Power Apps geht:
Microsoft 365 ist meist bereits vorhanden. Die meisten Kommunen, Landkreise und kommunalen Unternehmen in NRW nutzen bereits Microsoft 365 — inklusive SharePoint und Teams. Power Apps ist in vielen Lizenzmodellen ohne Aufpreis enthalten.
Die Prozesse sind klar definiert. Verwaltungsprozesse folgen Regeln. Es gibt klare Zuständigkeiten, feste Abläufe, bekannte Ausnahmen. Das ist die ideale Grundlage für eine App — denn was sich beschreiben lässt, lässt sich digitalisieren.
Direktvergabe bis 50.000 €. Seit 2026 können öffentliche Auftraggeber IT-Dienstleistungen bis 50.000 € ohne Ausschreibung vergeben. Das bedeutet: Eine Power-Apps-Lösung lässt sich beauftragen, ohne einen monatelangen Vergabeprozess durchlaufen zu müssen.
Die 5 Anwendungsfälle
Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge, Kostenerstattungen, Materialbestellungen — viele Verwaltungen verarbeiten diese Vorgänge noch auf Papier oder per E-Mail. Eine Power App ersetzt das Formular: Mitarbeitende füllen es digital aus, die zuständige Person genehmigt per Klick in Teams, die Ablage passiert automatisch in SharePoint.
Gebäudebegehungen, Straßenkontrolle, technische Prüfungen — Mitarbeitende laufen mit Klemmbrett und Formularen durch die Stadt und tippen die Daten später ab. Mit einer Power App auf dem Tablet oder Smartphone erfassen sie Mängel direkt vor Ort: Foto aufnehmen, Standort automatisch, Beschreibung eingeben, absenden. Der Vorgang ist sofort in SharePoint und der zuständigen Person per Teams gemeldet.
Ob in einer sozialen Einrichtung, einem kommunalen Eigenbetrieb oder einem Verein mit öffentlichem Auftrag — überall wo Menschen koordiniert werden müssen, hilft eine Power App. Ehrenamtliche melden sich selbst für Schichten an, Verantwortliche sehen auf einen Blick wer wann verfügbar ist, Einsatzhistorie und Qualifikationen sind dokumentiert. Kein Telefonieren, keine Excel-Tabellen die keiner pflegt.
Dienstanweisungen liegen als Word-Dokument auf einem Laufwerk, das niemand findet. Das Datenschutz-Verfahrensverzeichnis ist als Excel geführt und nie aktuell. Eine Power App schafft eine suchbare, strukturierte Wissensdatenbank: Mitarbeitende finden was sie suchen, die DSGVO-Dokumentation ist immer aktuell, neue Einträge werden per Flow automatisch zur Genehmigung weitergeleitet.
Anfragen kommen per E-Mail, Telefon, Briefpost — landen bei verschiedenen Personen und werden manchmal beantwortet, manchmal nicht. Ein internes Ticketsystem mit Power Apps bringt alle Anfragen an einen Ort: zuweisen, Status verfolgen, Fristen überwachen, automatische Erinnerungen. Für Fachabteilungen genauso nutzbar wie für Bürgerservices.
Was ihr dafür braucht
Die gute Nachricht: Wahrscheinlich habt ihr bereits alles was ihr braucht.
- Microsoft 365 Lizenz — in den meisten Varianten (Business Standard, E1, E3, E5) ist Power Apps bereits enthalten
- SharePoint — als Datenspeicher, ebenfalls meist vorhanden
- Microsoft Teams — für Benachrichtigungen und die Einbettung der App
- Einen Ansprechpartner intern — jemand der die Prozesse kennt und Anforderungen formulieren kann
Was ihr nicht braucht: Programmierkenntnisse, neue Software-Lizenzen, ein IT-Projekt mit jahrelanger Laufzeit oder eine öffentliche Ausschreibung — zumindest nicht wenn das Projektvolumen unter 50.000 € bleibt.
Was in der Praxis zählt
Power Apps löst kein grundsätzliches Problem der Verwaltungsdigitalisierung — es macht einen bestimmten Schritt deutlich einfacher: den Schritt vom Papierformular oder Excel zur ersten echten digitalen Anwendung.
Was wir in der Praxis immer wieder erleben: Der schwierigste Teil ist nicht die Technik. Es ist der Moment bevor die Technik beginnt — den Prozess sauber zu beschreiben, Zuständigkeiten zu klären, Ausnahmen zu benennen. Wer diesen Schritt gut macht, hat am Ende eine Lösung die im Alltag tatsächlich funktioniert.
Wenn ihr einen Prozess habt der euch täglich nervt — schreibt uns an. Wir schauen uns in einem kostenlosen Erstgespräch an ob und wie Power Apps dabei helfen kann. Ohne Verpflichtung, ohne Ausschreibung.
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