Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der PROZENO GbR (nachfolgend „Prozeno" oder „Auftragnehmer"), vertreten durch Brian Huber und Hassan Chamseddine, und ihren Auftraggebern (nachfolgend „Auftraggeber") über die Erbringung von IT-Dienstleistungen, Softwareentwicklung, Schulungen und Beratungsleistungen.

Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, Prozeno stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Diese AGB gelten auch dann, wenn Prozeno in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Auftraggebers die Leistung vorbehaltlos erbringt.

Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB sowie gegenüber juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

§ 2 Vertragsschluss

Angebote von Prozeno sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als bindend bezeichnet werden. Ein Vertrag kommt erst durch die schriftliche Auftragsbestätigung von Prozeno oder durch Aufnahme der Leistungserbringung zustande.

Angebote sind, sofern nicht anders angegeben, 30 Tage ab Ausstellungsdatum gültig. Nach Ablauf dieser Frist ist Prozeno nicht mehr an das Angebot gebunden.

Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.

§ 3 Art und Umfang der Leistungen

3.1 Leistungsbeschreibung

Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus dem individuellen Angebot und der darin enthaltenen Leistungsbeschreibung. Prozeno erbringt Leistungen im Bereich:

• Entwicklung und Implementierung von Microsoft Power Automate Flows
• Entwicklung individueller Microsoft Power Apps (Canvas Apps, Model-Driven Apps)
• Microsoft-365- und KI-Schulungen (Microsoft Copilot, Teams, SharePoint)
• Digitalisierungsberatung und Projektbegleitung
• Support und Wartung im Rahmen gesonderter Vereinbarungen

3.2 Leistungserbringung

Prozeno erbringt die vereinbarten Leistungen nach bestem Wissen und Gewissen sowie nach dem Stand der Technik. Prozeno ist berechtigt, zur Erfüllung von Aufträgen qualifizierte Subunternehmer einzusetzen, bleibt gegenüber dem Auftraggeber jedoch für die ordnungsgemäße Leistungserbringung verantwortlich.

Sofern nicht anders vereinbart, werden Leistungen remote (per Microsoft Teams oder vergleichbarer Technologie) erbracht. Vor-Ort-Termine werden gesondert vereinbart und abgerechnet.

3.3 Schulungen

Schulungen werden als Gruppenveranstaltungen für bis zu 15 Teilnehmende durchgeführt. Inhalte werden auf Basis des vereinbarten Themas und des vorab abgestimmten Kenntnisstands der Teilnehmenden gestaltet. Eine Garantie für bestimmte Lernerfolge kann nicht übernommen werden.

Schulungsunterlagen, die Prozeno bereitstellt, dürfen vom Auftraggeber intern genutzt, jedoch nicht ohne schriftliche Zustimmung von Prozeno vervielfältigt, weitergegeben oder veröffentlicht werden.

3.4 Änderungen im Leistungsumfang (Change Requests)

Wünscht der Auftraggeber nach Vertragsschluss Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs, hat Prozeno das Recht, den daraus resultierenden Mehraufwand gesondert zu berechnen. Prozeno wird den Auftraggeber über den voraussichtlichen Mehraufwand informieren, bevor die geänderten Leistungen erbracht werden. Änderungen bedürfen der Schriftform.

§ 4 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist verpflichtet, Prozeno alle zur Erbringung der Leistungen notwendigen Informationen, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig und vollständig zur Verfügung zu stellen. Insbesondere hat der Auftraggeber:

• einen verantwortlichen Ansprechpartner zu benennen, der für Rückfragen zeitnah erreichbar ist
• die erforderlichen Zugänge zur Microsoft-365-Umgebung (Test- und Produktivumgebung) bereitzustellen
• benötigte Microsoft-Lizenzen (insbesondere Power Automate, Power Apps) vorab zu beschaffen oder deren Verfügbarkeit zu bestätigen
• interne Freigabe- und Entscheidungsprozesse so zu organisieren, dass vereinbarte Projektmeilensteine eingehalten werden können

Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nach und verzögert sich dadurch die Leistungserbringung, so ist Prozeno von der Einhaltung vereinbarter Termine befreit. Entstehende Mehraufwände werden zum vereinbarten Stundensatz in Rechnung gestellt.

§ 5 Vergütung und Zahlungsbedingungen

5.1 Vergütung

Die Vergütung richtet sich nach dem individuellen Angebot. Prozeno bietet Leistungen wahlweise als Festpreis, nach Aufwand (Stunden- oder Tagessatz) oder als monatliche Pauschale an. Die im Angebot genannte Vergütung ist netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.2 Festpreisprojekte

Bei Festpreisangeboten ist der vereinbarte Preis bindend, sofern der Leistungsumfang unverändert bleibt. Änderungen am Leistungsumfang (Change Requests gemäß § 3.4) können zu einer Anpassung der Vergütung führen.

Bei Festpreisprojekten gilt, sofern nicht anders vereinbart, folgende Zahlungsstruktur:

• 50 % Anzahlung bei Auftragserteilung bzw. Vertragsschluss
• 50 % Schlusszahlung nach Abnahme der Leistung und Go-Live

5.3 Stunden- und Tagessatzabrechnung

Bei nach Aufwand abgerechneten Leistungen stellt Prozeno die tatsächlich geleisteten Stunden monatlich in Rechnung. Die Abrechnung erfolgt in 15-Minuten-Einheiten, aufgerundet auf die nächste volle Einheit.

5.4 Schulungen

Schulungen sind nach Buchungsbestätigung vollständig im Voraus zu bezahlen, spätestens 7 Tage vor dem Schulungstermin. Bei Stornierung durch den Auftraggeber:

• Bis 14 Tage vor Schulungsdatum: vollständige Rückerstattung
• 7 bis 14 Tage vor Schulungsdatum: 50 % Stornierungsgebühr
• Weniger als 7 Tage vor Schulungsdatum: 100 % Stornierungsgebühr

Eine Umbuchung auf einen anderen Termin ist bis 7 Tage vor Schulungsdatum einmalig kostenfrei möglich.

5.5 Zahlungsziel

Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist Prozeno berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 247 BGB) zu berechnen sowie eine Mahngebühr von 5,00 € je Mahnung zu erheben.

5.6 Reisekosten

Reisekosten für Vor-Ort-Termine (Kilometerpauschale, Übernachtungskosten, Fahrtzeiten) werden gesondert nach Aufwand in Rechnung gestellt, sofern sie nicht im Angebot pauschal eingeschlossen sind. Die aktuelle Kilometerpauschale beträgt 0,30 € je km.

§ 6 Abnahme

Nach Fertigstellung einer Leistung wird der Auftraggeber von Prozeno zur Abnahme aufgefordert. Der Auftraggeber hat die Leistung innerhalb von 10 Werktagen zu prüfen und entweder abzunehmen oder konkrete Mängel schriftlich zu rügen.

Die Abnahme gilt als erteilt, wenn der Auftraggeber die Leistung produktiv einsetzt oder innerhalb der Prüffrist keine schriftliche Mängelrüge erhebt.

Unwesentliche Mängel, die die Nutzbarkeit der Leistung nicht erheblich beeinträchtigen, berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme. In diesem Fall kann der Auftraggeber einen angemessenen Einbehalt geltend machen, bis der Mangel behoben ist.

§ 7 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung räumt Prozeno dem Auftraggeber ein nicht ausschließliches, zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht an den im Rahmen des Projekts entwickelten Lösungen (Power-Automate-Flows, Power Apps etc.) für den vereinbarten Verwendungszweck ein.

Alle Urheberrechte und sonstigen Schutzrechte an den entwickelten Lösungen verbleiben bei Prozeno, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Eine Weitergabe oder Veräußerung der entwickelten Lösungen an Dritte bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Prozeno.

Prozeno behält das Recht, allgemeine Erfahrungen, Methoden und Know-how, die im Rahmen der Projekttätigkeit erworben wurden, für andere Projekte zu nutzen, soweit dabei keine vertraulichen Informationen des Auftraggebers verwendet werden.

§ 8 Gewährleistung

Prozeno gewährleistet, dass die erbrachten Leistungen zum Zeitpunkt der Abnahme frei von wesentlichen Mängeln sind und der vereinbarten Leistungsbeschreibung entsprechen.

Mängel sind von Prozeno innerhalb angemessener Frist zu beheben (Nachbesserung). Schlägt die Nachbesserung zweimal fehl, kann der Auftraggeber nach seiner Wahl Minderung der Vergütung oder — bei wesentlichen Mängeln — Rücktritt vom Vertrag verlangen.

Die Gewährleistungsfrist beträgt 12 Monate ab Abnahme der Leistung. Keine Gewährleistung besteht für Mängel, die entstehen durch:

• Änderungen am Leistungsgegenstand durch den Auftraggeber oder Dritte ohne Zustimmung von Prozeno
• Änderungen der Microsoft Power Platform oder der Microsoft-365-Umgebung des Auftraggebers nach Abnahme
• unsachgemäße Nutzung oder Bedienung durch den Auftraggeber
• Fehler in vom Auftraggeber bereitgestellten Daten oder Systemen

§ 9 Haftungsbeschränkung

Prozeno haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.

Für leichte Fahrlässigkeit haftet Prozeno nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). In diesen Fällen ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal jedoch auf den Wert des jeweiligen Auftrags, aus dem der Schaden entstanden ist.

Prozeno haftet nicht für:

• Datenverluste, sofern der Auftraggeber keine angemessene Datensicherung vorgenommen hat
• Ausfälle oder Einschränkungen der Microsoft Power Platform oder Microsoft-365-Dienste, da diese außerhalb des Einflussbereichs von Prozeno liegen
• Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder mittelbare Schäden bei leichter Fahrlässigkeit
• Schäden durch fehlerhafte oder unvollständige Informationen des Auftraggebers

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz.

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Prozeno verarbeitet personenbezogene Daten des Auftraggebers und seiner Mitarbeitenden ausschließlich im Rahmen der Leistungserbringung und gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Soweit Prozeno im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers erhält und diese im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Der Auftraggeber wird hiermit aufgefordert, einen entsprechenden AVV rechtzeitig vor Beginn der Leistungserbringung anzufordern.

Da alle Lösungen auf der Microsoft Power Platform und in der Microsoft-365-Umgebung des Auftraggebers betrieben werden, verbleiben alle Daten in der Infrastruktur des Auftraggebers. Prozeno hat keinen dauerhaften Zugriff auf Produktivdaten, es sei denn, dieser ist für Support-Zwecke ausdrücklich vereinbart.

§ 11 Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei — insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Daten, Kundendaten und interne Prozesse — streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

Diese Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die:

• bereits öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass eine der Parteien dafür verantwortlich ist
• der anderen Partei bereits vor der Weitergabe bekannt waren
• von einer Partei unabhängig entwickelt wurden
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung offenbart werden müssen

Die Vertraulichkeitspflicht gilt für die Dauer des Vertragsverhältnisses und für einen Zeitraum von 3 Jahren nach dessen Beendigung.

Prozeno ist berechtigt, den Auftraggeber als Referenz zu nennen und Art und Umfang der erbrachten Leistungen allgemein zu beschreiben, sofern der Auftraggeber dem nicht ausdrücklich schriftlich widerspricht.

§ 12 Laufzeit und Kündigung

12.1 Projektverträge (Festpreis)

Projektverträge enden mit vollständiger Erbringung und Abnahme der vereinbarten Leistungen. Eine ordentliche Kündigung von Projektverträgen ist ausgeschlossen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

12.2 Support- und Wartungsverträge

Support- und Wartungsverträge werden auf unbestimmte Zeit geschlossen und können von beiden Seiten mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende schriftlich gekündigt werden.

12.3 Außerordentliche Kündigung

Beide Parteien können den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich und fristlos kündigen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• eine Partei wesentliche Vertragspflichten trotz schriftlicher Mahnung und Nachfrist nicht erfüllt
• über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wird
• der Auftraggeber mit mehr als einer Monatsrechnung in Zahlungsverzug gerät

Bei Kündigung hat Prozeno Anspruch auf Vergütung der bis zur Kündigung erbrachten Leistungen sowie auf Erstattung aller entstandenen Aufwände und nachgewiesenen Kosten.

§ 13 Schlussbestimmungen

13.1 Anwendbares Recht

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

13.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, sofern der Auftraggeber Kaufmann ist, der Sitz von Prozeno.

13.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

13.4 Schriftform

Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie des jeweiligen Vertrages bedürfen der Schriftform. Die elektronische Form (E-Mail) genügt dieser Anforderung, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

13.5 Aktualität dieser AGB

Prozeno behält sich vor, diese AGB mit angemessener Vorankündigung zu ändern. Für laufende Verträge gelten die AGB in der Fassung, die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültig war.