Wann spricht mehr für eine Power App?
- Der Prozess ist spezifisch für die eigene Organisation und keine Standardlösung passt wirklich
- Die Anforderungen ändern sich häufig — eine Power App lässt sich in der Regel schneller anpassen als ein externes Produkt mit eigenem Entwicklungszyklus
- Es soll ohne neue Lizenzkosten innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Umgebung umgesetzt werden
- Der Prozess betrifft eine überschaubare Nutzergruppe, für die sich die Anschaffung einer vollständigen Fachsoftware nicht lohnt
Wann spricht mehr für externe Software?
- Es gibt bereits etablierte Standardsoftware für genau diesen Anwendungsfall, die von vielen anderen Behörden bereits genutzt und weiterentwickelt wird
- Hohe regulatorische Anforderungen verlangen eine zertifizierte, geprüfte Lösung
- Der Prozess ist sehr komplex und würde in Power Apps einen unverhältnismäßig hohen Individualentwicklungsaufwand bedeuten
- Langfristiger Support durch einen spezialisierten Hersteller ist wichtiger als Flexibilität
Gibt es eine Faustregel?
Eine grobe Orientierung: Je spezifischer und veränderlicher ein Prozess für die eigene Organisation ist, desto eher lohnt sich eine individuelle Power App. Je standardisierter und regulatorisch anspruchsvoller ein Prozess ist — etwa Finanzbuchhaltung oder komplexe Fachverfahren mit gesetzlich vorgeschriebenen Schnittstellen — desto eher lohnt sich fertige, spezialisierte Software.
Faustregel: Spezifisch & veränderlich → Power App. Standardisiert & hochreguliert → fertige Software.
Muss es immer eine Entweder-oder-Entscheidung sein?
Nein — in der Praxis ist eine Kombination oft sinnvoll: Die Kernprozesse laufen in einem etablierten Fachverfahren, während individuelle Power Apps die "Ränder" abdecken — etwa eine einfache Erfassungsmaske, die Daten strukturiert an das Fachverfahren übergibt, oder ein internes Tool, für das es keine passende Standardsoftware gibt.
Was kostet die Fehlentscheidung in beide Richtungen?
Eine Power App für einen hochkomplexen, stark regulierten Prozess zu bauen, kann zu einer Individuallösung führen, die schwer zu warten ist und bei jeder Gesetzesänderung manuell angepasst werden muss. Umgekehrt eine teure Standardsoftware für einen einfachen, spezifischen internen Prozess zu kaufen, bedeutet oft unnötige Lizenzkosten und eine Lösung, die nicht wirklich passt.
Fazit
Die Entscheidung zwischen Power App und externer Software lässt sich anhand weniger Kriterien treffen: Spezifität des Prozesses, regulatorische Anforderungen, Änderungshäufigkeit und Nutzergruppengröße. Wer diese vier Fragen vorab klärt, trifft die Entscheidung bewusst — nicht nach Gewohnheit oder Bauchgefühl.
Unsicher, welcher Weg für Ihren konkreten Prozess passt? Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam drauf.